Verständlicherweise kennst du dich als Student nicht mit dem Stellen von Anträgen aus. Offizielle Dokumente, Verträge und Anträge gehören nicht zu deinen Hauptinteressen. Soviel steht fest. Daher kannst du sicher ein paar Tipps brauchen, wenn du tatsächlich einmal einen Antrag stellen musst, zum Beispiel an den Prüfungsausschuss. Damit dein Antrag Erfolg hat, gibt es einige Richtlinien, an die du dich halten solltest. Keine Panik. Es ist im Grunde ganz einfach, auch wenn es natürlich keine Garantie für einen Erfolg gibt. Mit einem gut erstellten und strukturierten Antrag sind die Chancen auf die erhoffte Antwort aber deutlich höher.
Inhaltsverzeichnis
Anträge an den Prüfungsausschuss
Diese stellen die meisten Studierenden mindestens einmal in ihrem Studium. Sie können aus den unterschiedlichsten Gründen nötig werden, sind aber immer dann möglich, wenn sich aus irgendeinem Grund heraus ergibt, dass du nicht zu 100% der Studienordnung folgst, sondern eine Ausnahmegenehmigung brauchst, um etwas anders als vorgesehen zu machen. Solche Ausnahmefälle, die sehr oft auch vom Ausschuss genehmigt werden, sind zum Beispiel die nachträgliche Anmeldung zu einer Prüfung, bei der eigentlich die Frist schon abgelaufen war. Ein typischer Fall ist auch der, in dem ein Student oder eine Studentin öfter als erlaubt durch eine Klausur gefallen ist und diese nun noch einmal wiederholen möchte. Das wird in der Regel vom Prüfungsausschuss auch jedem mindestens einmal im Verlauf des Studiums genehmigt.
Es kann allerdings auch sein, dass du gegen ein Ergebnis einer Prüfung Einspruch einlegen möchtest und daher einen Antrag an den Prüfungsausschuss stellen musst. Wenn du die Studienordnung wechseln willst, Wahlfächer abwählen oder neu belegen willst oder eine Sonderregelung in Anspruch nehmen willst, musst du dich ebenfalls schriftlich an den Ausschuss wenden. Ein weiterer verbreiteter Fall ist der, dass du im Rahmen eines Auslandssemesters Scheine gemacht oder an Klausuren teilgenommen hast und diese nun in deiner Heimatstudienordnung anerkennen lassen willst. Auch hierfür ist der Prüfungsausschuss zuständig.
Stolpersteine und wichtige Fragen
Wer einen Antrag beim Prüfungsausschuss stellen muss, tut sich oft mit der Formulierung schwer. Das Anliegen soll schließlich klar und deutlich aber dennoch höflich und natürlich in einem möglichst überzeugenden Ton vorgebracht werden. Sobald also der Termin für die nächste Sitzung des Prüfungsausschusses feststeht, kannst du dir Gedanken darüber machen, wie du dein Antragsschreiben formulieren willst. Lass dich nicht von den zahllosen Internetseiten mit Tipps verwirren. Du musst nicht siebenmal umformulieren und grübeln. Ein wichtiger Grundsatz ist:
Sei präzise.
Formuliere kurze und prägnante Sätze, die auf den Punkt bringen, was du sagen willst. Vermeide lange Schachtelsätze und versuche, nicht zu weit auszuholen. Mach dir immer bewusst, dass das nicht der einzige und nicht der erste Antrag ist, der die Prüfungskommission erreicht. Diejenigen, die dein Antragsschreiben lesen, kennen deine Thematik und deine Probleme. Dein Anliegen muss auf den ersten Blick sehr klar und einfach zu erkennen sein. Der zweite wichtige Punkt ist die Begründung. Diese muss stichhaltig, logisch und nachvollziehbar sein. Auch hier sollten die Sätze klar und kurz sein, aufeinander aufbauen und deine Begründungskette lückenlos darlegen. Zudem solltest du auf die entsprechenden Paragrafen aus der Prüfungsordnung verweisen, auf die du dich beziehst. Nenne die Paragrafen und erkläre, warum diese auf deinen Fall zutreffen.
Alle weiteren Informationen, die für den Ausschuss von Bedeutung sein könnten, sollten im letzten Teil deines Schreibens auftauchen. Wichtig: verwende auch ein paar Gedanken an das Layout deines Antrags, so dass er wie ein offizieller und professioneller Brief aussieht. Im Briefkopf oder auch unter deinem Text sollten dann deine personenbezogenen Daten vollständig vorhanden sein. Neben Namen, Adresse, Emailadresse und Telefonnummer muss natürlich auch die Studienrichtung und deine Immatrikulationsnummer genannt werden. Achte besonders darauf, dass die Adresse des Prüfungsausschusses korrekt ist. Außerdem solltest du den Brief früh genug abschicken, so dass du nicht das Risiko eingehst, eine Frist zu verpassen.
Konkrete Inhalte und Begründung
Ein gut strukturiertes Antragsschreiben für den Prüfungsausschuss muss im ersten Teil eine kurze Vorstellung des Antragsstellers und seiner Anfrage enthalten. In zwei bis drei Sätzen stellst du dich vor und erklärst, warum du diesen Antrag einreichst. Dann widmest du einen Absatz der konkreten und etwas ausführlicheren Beschreibung deines Anliegens. Sei nicht zu ausschweifend, aber versuche, alle relevanten Aspekte in einigen Sätzen unterzubringen. Anschließend erklärst du in wenigen Sätzen, in welcher Situation du dich befindest und warum genau du dich an den Ausschuss wenden musst. Aus deiner Begründung muss deutlich hervorgehen, welche Umstände dich dazu veranlasst haben, das Schreiben aufzusetzen. Wähle eine passende und höfliche Schlussformulierung, in der du deine Hoffnung ausdrückst, dass die Ausschussmitglieder dein Anliegen wohlwollend prüfen werden. Darunter setzt du deine Unterschrift. Am Ende bleibt noch Raum, um auf mögliche Anlagen zu verweisen, die du deinem Schreiben beifügen willst.
Die Bedeutung einer perfekten Begründung
Um die Begründung deines Antrags optimal und möglichst erfolgversprechend zu gestalten, gibt es ebenfalls ein paar einfache Tipps, die beachtet werden sollten. Die Anträge, die beim Prüfungsausschuss eingehen, müssen vom Ausschuss tatsächlich gelesen und natürlich auch geprüft werden. In den allermeisten Fällen hat der Ausschuss einen gewissen Spielraum bei der Entscheidungsfindung. Zwar ist die Sachlage oft ziemlich klar und es gibt tausende von Präzedenzfällen, aber trotzdem können und müssen die Mitglieder des Ausschusses immer eine individuelle Entscheidung treffen. Um diese zu deinen Gunsten zu beeinflussen, ist es ganz wichtig, dass deine Begründung hieb- und stichfest ist. Sie ist das Herzstück deines Antrages, muss also ganz besonders sorgfältig erstellt werden.
Deine Antragsbegründung ist der wichtigste Teil deines Antrages.
Sie sollte möglichst logisch klingen, und dabei aufrichtig, schlagkräftig und vernünftig sein. Können Sie Mitglieder des Prüfungsausschusses deine Begründung auf den ersten Blick nachvollziehen, sind sie eher geneigt, deinem Antrag statt zu geben. Um es einfach zu machen: Du hast dich nicht rechtzeitig zu einer Prüfung angemeldet und muss für die nachträgliche Anmeldung den Ausschuss um Erlaubnis fragen. Wenn du dann in deinem Antrag einfach schreibst, dass du es leider verbummelt hast, dich rechtzeitig anzumelden, werden die Ausschussmitglieder dein Gesuch mit hoher Wahrscheinlichkeit ablehnen.
Es muss also eine stichhaltige Begründung her, die es den Entscheidern ermöglicht, deine Lage zu verstehen. Du warst möglicherweise im Ausland und konntest dich daher nicht anmelden oder du hattest familiäre Verpflichtungen, die dich abgehalten haben? Dann sollte dies als Grund mit aufgeführt werden. Betone in einem einfachen Satz, dass dir die Anmeldung zur Prüfung wichtig ist, und dass du auf das Verständnis und die Unterstützung des Ausschusses vertraust, um keine Verzögerung des Studiums zu riskieren.
